この記事では、学校の会議を非効率にする５つのムダについて書いています。
会議のムダをなくし、快適な働き方の参考になれば幸いです。
職員会議
企画会
分掌部会
同学年会…
学校には様々な会議があります。
どの会議も、担当や進行を「誰がやるか」によって生産性は左右されるます。
生産性の低い、ダメな会議の条件を考えてみたいと思います
もし、あなたが提案者・担当・主任という立場で、会議の主催者になるのであれば、学校の先生たちの時間を大切にするヒントになれば幸いです。
生産性の低い会議１「予告がない会議」
予告なく放課後、いきなり上司から呼ばれて会議が開かれることがあります。
短い打ち合わせや、連絡事項ならまだ分かりますが、過去の私の経験では数時間拘束されたこともあります。
自分が予定していた仕事は一切できません。
会議をするなら予告をする。
他の人の時間を大事する感覚が必要ですよね。
生産性の低い会議２「時間制限がない会議」
定時を過ぎても延々と会議を続ける上司がいます。
会議を打ち切れるのは、その会議の開催者である担当や主任、または気の利いた先輩教師です。
若手は言えません。
職員会議では管理職に、
「会議が伸びないようにしろ」
「会議が伸びた分勤務の割り振りを！」
と言っている先生の中にも、自分が開催する会議では無制限に人の時間を使える矛盾した感覚の持ち主がいます。
時間制限がないから、会議の中心とは関係のない愚痴やおしゃべりに花が咲きます。
会議には時間制限を設けましょう。
その方が会議の質は高まります。
生産性の低い会議３「資料を１から読み上げる会議」
例えば、遠足行事について話し合うとします。基本的には計画というのは、毎年大きく流れは変わりません。
昨年度、問題があった点今年度修正した点、チームの知恵が必要な点などを主に検討するのが会議です。
あとは、それぞれが読めばいい。
なのに遠足行事の計画書を１から１０まで読み合わせ、一つ一つについて吟味していく会議を経験したことがあります。
「基本的には昨年通りでやります。ただ、弁当を食べる時間と、雨天時の活動について昨年反省が出ています。修正案を示しています。ご意見をお願いします。あと、事前に資料に目を通していただいたと思いますが、その他、不備や検討するべき点がありましたらご意見等よろしくお願いします。」
このように、ポイントを絞れば、効率的に会議が進むはずです。
読んで分かることを話題にしない
会議でしかできない対話をする
生産性の低い会議４「たたき台の無い会議」
「今年の運動会の表現運動、何にする？」
若手が言いやすいように、自分の考えを先に述べないというなら分かりますが、自分に考えがなく、会議の始まりをこの言葉で始めるのはどうかと感じます。
少なくとも提案者は、方向性や案などをもっていないと、会議は効率的には進みません。
「みんなで考えましょう」
は確かに美しいかもしれませんが、会議の主催者としてチームに丸投げするのでなく、たたき台となる案・大きな方向性は、担当としてもっておくべきただと思います。
会議には不完全で良いから案を準備する
生産性の低い会議５「中断する会議」
職員会議以外の会議は職員室ではしない方というのが僕の考えです。たとえば同学年４人で会議をしていると、
「ちょうど５年生の先生集まっているからいい？」
「●●先生、今日実はね、先生のクラスの△△君がね・・・」
「●●先生、お電話です」
「●●先生、子どもが忘れ物を取りにきました」
など話が中断させられることがしばしばあります。
そして、チームの一人でも会議から抜けてしまうと、非常に会議の効率は落ちます。
メンバーが戻ってきたときにまた、同じ話をしなければならないのです。
会議は中断する要素をできるだけ排除する
まとめ 生産性を上げる会議とは
一番良いのは「会議」をしなことです
ですが、どうしても必要な会議はあるでしょう。
その時は、ダメな会議の条件を思い出して会議をしてみて下さい。
予告がない会議
時間制限がない会議
資料を１から読み上げる会議
たたき台がない会議
中断する会議
人の時間を大切にする感覚をもつ。
私も、人の時間を大事にしつつ、よりよい仕事をしていきたいと思います。
▼関連書籍「教師のための働かない働き方」
