してはいけない「5つ」の生産性のない会議

職員室

この記事では、会議を効率化するための5つの無駄について書いています。僕自身がこれまで感じてきた会議への不満を元に、非効率な会議の原因をまとめています。この記事を読むことで、会議の無駄を省略し、効率的な時間の使い方ができ、更に同僚からも喜ばれる存在となることができます。

職員会議

企画会

分掌部会

同学年会…

学校には様々な会議があります。

どの会議も、担当や進行を誰がやるかによって生産性は左右されるものです。

今回は生産性の低い、ダメな会議の条件を考えてみたいと思います。

もし、あなたが会議の提案者・担当・主任であるならば、こうした無駄が生じていないか、

極力なくすことはできないかを考えてみるのも良いかもしれません。

生産性の低い会議1「予告がない会議」

ノートブックの黒のマーカー

予告なく放課後、

いきなり会議が開かれることがあります。

短い打ち合わせや、

連絡事項ならまだ分かりますが、

内容によっては数時間要することもあるわけです。

自分が予定していた仕事は一切できません。

教師として他の人の時間を大事する感覚は大切だと思います。

生産性の低い会議2「時間制限がない会議」

round black analog watch with brown leather band reading at 10:10

定時を過ぎても延々と会議を続ける主任がいます。

会議を打ち切れるのは、

その会議の開催者である担当や主任、または気の利いた先輩教師です。

若手は言えませんよね。

職員会議では管理職に、

「会議が伸びないようにしろ」

「会議が伸びた分勤務の割り振りを!」

と言っている先生の中にも、自分が開催する会議では無制限に人の時間を使える矛盾した感覚の持ち主がいます。

時間制限がないから会議の中心とは関係のない愚痴やおしゃべりに花が咲きます。

時間制限があることで、会議の質は高まります。

生産性の低い会議3「資料を1から読み上げる会議」

白いSamsung Galaxy Tabを持っている人

例えば、

遠足行事について話し合うとします。

基本的には計画というのは、毎年大きく流れは変わりません。

昨年度、問題があった点

今年度修正した点、

チームの知恵が必要な点などを主に検討するのが会議です。

あとは、それぞれが読めばいい。

なのに遠足行事の計画書を

1から10まで読み合わせ、

一つ一つについて吟味していく会議を経験したことがあります。

「基本的には昨年通りでやります。ただ、弁当を食べる時間と、雨天時の活動について昨年反省が出ています。修正案を示しています。ご意見をお願いします。あと、事前に資料に目を通していただいたと思いますが、その他、不備や検討するべき点がありましたらご意見等よろしくお願いします。」

このように、ポイントを絞れば、効率的に会議が進むはずです。

生産性の低い会議4「たたき台の無い会議」

stack of papers

「今年の運動会の表現運動、何にする?」

若手が言いやすいように、自分の考えを先に述べないというなら分かりますが、

自分に考えがなく、会議の始まりをこの言葉で始めるのはどうかと感じます。

少なくとも提案者は、方向性や案などをもっていないと、

会議は効率的には進みません。

「みんなで考えましょう」

は確かに美しいかもしれませんが、会議の主催者としてチームに丸投げするのでなく、

たたき台となる案・大きな方向性は、担当としてもっておくべきただと思います。

生産性の低い会議5「中断する会議」

black rotary dial phone on white surface

職員会議以外の会議は職員室ではしない方というのが僕の考えです。

たとえば同学年4人で

会議をしていると、

「ちょうど5年生の先生集まっているからいい?」

「●●先生、今日実はね、先生のクラスの△△君がね・・・」

「●●先生、お電話です」

「●●先生、子どもが忘れ物を取りにきました」

など話が中断させられることがしばしばあります。

そして、チームの一人でも会議から抜けてしまうと、

非常に会議の効率は落ちます。

メンバーが戻ってきたときにまた、同じ話をしなければならないのです。

できるだけ中断する要素が入らない環境で会議は行いたいものです。

まとめ 生産性を上げる会議とは

昼間にペンを押しながらテーブルの前の椅子に座っている人

一番良いのは「会議」をしなことです。

ですが、どうしても必要な会議はあるでしょう。

その時は、今回のダメな会議の条件を思い出して、効率化されるように工夫してみてください。

  1. 予告がない会議
  2. 時間制限がない会議
  3. 資料を1から読み上げる会議
  4. たたき台がない会議
  5. 中断する会議

人の時間を大切にする感覚をもつ。

この感覚を大事にすれば、よい会議ができるようになっていくことと思います。

僕も、人の時間を大事にしつつ、いい仕事をしていきたいと思います。

この記事では、会議を効率化するための5つの無駄について書いています。僕自身がこれまで感じてきた会議への不満を元に、非効率な会議の原因をまとめています。この記事を読むことで、会議の無駄を省略し、効率的な時間の使い方ができ、更に同僚からも喜ばれる存在となることができます。

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